Kyocera MDS dịch vụ cần có của mỗi văn phòng
05/08/2015
In ra
Gửi email
Quý vị
là người quản lý doanh nghiệp, Quý vị luôn thắc mắc: tại sao số lượng văn bản
in ra hàng ngày rất lớn nhưng số lượng bản in được tìm thấy và sử dụng không
nhiều đến thế? Và Quý vị cũng thắc mắc những bản in kia là gì, ai là người in
và chúng được in ra khi nào? Quý vị chi một
số tiền lớn để đầu tư thiết bị in ấn hiện đại và muốn quản lý chúng? Tuy nhiên, Quý vị lại quá bận rộn với những
công việc hàng ngày, và việc theo dõi, quản lý các vấn trên thật sự vô cùng khó
khăn.
Công ty CP Siêu Thanh Hà Nội được thành lập
năm 1995, là công ty hàng đầu trong lĩnh vực máy văn phòng. Năm 2009 công ty trở
thành nhà phân phối ủy quyền các sản phẩm máy và dịch vụ văn phòng của hãng
Kyocera tại Việt Nam. Hiểu được những khó khăn trong văn phòng của quý vị, công
ty Cổ phần Siêu Thanh Hà Nội cùng với KYOCERA
Document Solutions Inc giới thiệu Kyocera MDS- dịch vụ quản trị văn
bản giúp quý vị quản lý toàn bộ văn bản, thiết bị và người sử dụng thiết bị trong
văn phòng của mình, đồng thời cung cấp
những phần mềm hữu ích giúp công việc văn phòng trở nên đơn giản và thú vị hơn. Đây là một dịch vụ được áp dụng rộng rãi
tại các nước phát triển trên thế giới như Nhật Bản, Singapore, Mỹ… và nhận được
nhiều phản hồi tích cực.
Bài
toán về quản lý và chi phí
Để duy trì hoạt động của công ty, ngoài các vấn
đề liên quan trực tiếp đến sản xuất,
kinh doanh, một vấn đề mà hầu hết các công ty hiện nay đang gặp khó khăn là việc
quản lý các vấn đề liên quan đến văn phòng . Theo số liệu thống kê từ IDC, hàng
năm mỗi công ty sử dụng 3% tổng chi phí cho các văn bản, giấy tờ; tuy nhiên 50%
số văn bản đó không bao giờ được tìm thấy và sử dụng. Mỗi ngày, nhân viên văn
phòng lãng phí 20% thời gian chỉ để đi tìm văn bản. Hàng tháng mỗi công ty phải
chi 20 USD chỉ cho việc xắp xếp văn bản, giấy tờ và mỗi năm trên thế giới , việc
truy cập sai phạm dữ liệu thông tin khiến các công ty thất thoát 6,5 tỷ USD.
Không những vậy, trường hợp các công ty đầu tư nhiều về máy móc, phần mềm tuy
nhiên hiệu quả đem lại không cao trở nên vô cùng phổ biến.
Vậy đâu là giải pháp cho các vấn đề trên?
Kyocera
MDS- dịch vụ quản trị văn bản- sự lựa chọn tối ưu cho văn phòng
MDS là dịch vụ tổng thể nhằm tối ưu hóa toàn
bộ quy trình làm việc trong văn phòng
Kyocera
MDS với phần mềm “xương sống” là Kyocera Net Management (KNM) giúp Quý vị quản
lý toàn bộ:
- Văn bản
( số lượng, nội dung văn bản in ra….)
- Thiết
bị in ấn, copy (phân quyền sử dụng máy, kết nối thông tin giữa các máy với
nhau, hạn chế thời gian lãng phí khi máy
hỏng hóc, hết mực…..)
- Người
sử dụng ( theo dõi số lượng bản in, thời gian in và nội dung bản in……)
Và rất
nhiều ứng dụng hữu ích cài đặt trực tiếp lên máy đa chức năng như:
-
DMS Link: giúp Scan văn bản vào database và
dễ dàng tìm kiếm.
-
Teaching Assistant: phân mềm chấm điểm dành
cho các tổ chức liên quan đến giáo dục
-
Mobile Print, Cloud Connect……: cho phép người sử
dụng in văn bản từ bất cứ nơi đâu, bất kỳ thiết bị di động nào …
Và rất nhiều phầm mềm tiện ích khác.
Đặc
biệt với Kyocera MDS, ngoài phần mềm KNM thì các ứng dụng hoàn toàn có thể tùy
chọn theo nhu cầu. Do đó, thay vì mua một gói giải pháp với chi phí rất cao nhưng không sử dụng hết các tính
năng, Quý vị hoàn toàn có thể lựa chọn một hoặc một số ứng dụng trong MDS phù hợp
với công ty, tổ chức mình để tối ưu hóa chi phí đầu tư.
Kyocera MDS giúp Quý vị đạt được gì?
Tối
ưu chi phí
Chi
phí đầu tư ban đầu: MDS phân tích, đánh giá từ đó đưa ra kết luận : với nhu cầu
hiện tại công ty cần trang bị những thiết bị, máy móc gì, số lượng bao nhiêu là
tối ưu nhất.
Chi
phí phát sinh trong quá trình hoạt động: MDS giúp Quý vị quản lý toàn bộ văn bản
và người sủ dụng từ đó có thể hạn chế tối
đa lượng văn bản không cần thiết được in ra . Quý vị có thể tiết kiệm được chi
phí dành cho việc mua giấy in, thay vật tư và sửa chữa bảo dưỡng máy.....
Bảo mật
văn bản
Vấn đề bảo mật văn bản trở nên vô cùng đơn giản với MDS. Mọi văn bản được
in từ máy đều được theo dõi kiểm soát và lưu lại bản sao. Bất cứ lúc nào Quý vị
cũng có thể kiểm tra để biết ai in? In vào lúc nào? In bao nhiêu bản? và in nội
dung gì? Hoặc thực hiện lệnh in khi đang ở xa máy in mà không muốn khi bất kỳ
ai có thể nhìn thấy văn bản của mình khi được in ra, MDS sẽ giúp Quý vị lưu lệnh
in trên hệ thống cho đến khi đăng nhập bằng tài khoản của mình trên máy rồi tùy
chọn in ra văn bản mong muốn.
Tăng
năng suất lao động
Với MDS, nhân viên có thể in ở bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu và bất cứ
máy in nào trong văn phòng, điều này giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian chờ
đợi, đi lại từ đó giúp tăng năng suất lao động. Mặt khác, nhờ hỗ trợ điện toán
đám mây và in từ thiết bị di động mà chúng ta có thể in ra văn bản của mình ở mọi
lúc, mọi nơi mà không bị bó buộc bởi máy tính trong văn phòng.
Quản
lý toàn bộ văn phòng của mình
Với Kyocera MDS việc quản lý văn phòng trở nên vô cùng đơn giản và dễ
dàng bằng việc xuất báo cáo theo yêu cầu. Với hơn 80 loại báo cáo với những nội
dung khác nhau, Quý vị có thể kiểm soát được mọi vấn đề chỉ bằng một thao tác
trên máy tính.
Kyocera
MDS không chỉ dành cho các công ty đa quốc gia hay các công ty có mạng lưới hoạt
động rộng mà giải pháp này hoàn toàn phù hợp các công ty vừa và nhỏ, giúp các doanh
nghiệp đạt lợi ích tối đa.